10 подводных камней, на которые вы наткнетесь при выборе СRM-системы

Как выбрать СRM-систему для стоматологии и не ошибиться?

Роман Отроков, интернет-маркетолог в медицине, расскажет, какие недостатки чаще всего присутствуют в современных медицинских CRM-системах. 

На рынке представлено множество CRM систем, организующих работу докторов, клиник и зуботехнических лабораторий. Системы помогают в управлении стоматологией, упрощают запись  пациентов на приём.

Начнем с перечисления базовых функций, которые должна решать каждая CRM-система:  составление расписания приема, ведение картотеки пациентов, учет оказанных услуг, статистическая и финансовая отчетность, составление графика работы сотрудников.

Предполагается, что внутри каждой СRM-cистемы уже есть необходимые функции. Остается только купить, установить и использовать. Однако, не все так просто…

В этой статье мы поделимся с вами теми рекомендациями, которые помогут избежать вам подводных камней при выборе наиболее подходящей СRM-системы для стоматологии.

Подводный камень №1: отсутствие интеграции
 

После покупки может оказаться, что вам необходимо подключить запись на прием на официальном сайте компании и получать данные пациентов уже в СRM-систему, а этой возможности не предусмотрено и вы уже оплатили годовую подписку. Важно проверить наличие  интеграции сайта и СRM системы. Без нее не будет работать функция онлайн записи с сайтов. Если на сайте стоит IP-телефония, звонки так же должны интегрироваться в СRM.

Если для CRM-системы выходит обновление, или вы будете обновлять официальный сайт компании, заранее подумайте о том, будут ли совместимы параметры обновленной версии СRM и сайта компании.

Подводный камень №2: нет онлайн-синхронизации с различными устройствами

СRM-система может работать онлайн с любого устройства или устанавливаться на каждый компьютер отдельно. Это так называемые “облачные” или коробочные версии программ.

Если врачу нужно смотреть свое расписание с мобильного телефона в любое время, а администратору составлять расписание и иметь доступ к программе из своего дома, а не из офиса, выбирайте облачные решения. Коробочные версии с установкой на компьютеры и без синхронизации онлайн просто не предполагают удаленного доступа к программе, что весьма неудобно.

Подводный камень№3: дополнительные платежи после покупки системы

Учитывайте, скольковрачей и кабинетов одновременно поддерживает система и нет ли за этодополнительных плат. Иначе, может оказаться, что за каждого врача в системенеобходимо доплачивать или есть ограничение по рабочим кабинетам.

Подводный камень №4: отсутствие подключения филиалов к системе 

Если вы планируете расширяться в дальнейшем или сейчас владеете несколькими клиниками, проверьте, поддерживает ли режим филиалов СRM-система и сколько будет стоит добавление нового филиала.

Подводный камень №5: нет модуля для технической лаборатории 

Для удобства ведения расчетов с технической лабораторией требуется модуль “Лаборатория”. Если не проверить его наличие, все вопросы сотрудничества с технической решать с помощью СRM-системы не получится.

Подводный камень №6: нет модуля учета расхода материалов 

Такая удобная функция как подсчет расхода материалов сэкономит время на выбор и заказ новых, но есть далеко не везде.

Подводный камень №7: дополнительные платежи за превышение лимита использования функций системы

Маркетинговый блок, который позволяет анализировать количество посещений, создавать смс и email рассылки,  рекламные акции,  привязывать бонусные карты,  облегчает процесс привлечения и удержания клиентов в клинике и не всегда есть внутри СRM-системы.

Если указано, что смс  и email рассылки входят в стоимость, не думайте, что программа справится с объемом базы для рассылок и вам не придется доплачивать за увеличение объема рассылок. Часто   доступно ограниченное число рассылок в месяц.

Подводный камень №8: узкопрофильность 

Если ваша клиника – многопрофильная, и стоматологические услуги один из профилей работы, то СRM-система только для управления стоматологией может не справиться с потоками пациентов, приходящих на другие услуги в клинику.

Подводный камень №9: ненадежность 

Обеспечивает ли CRM-система безопасность данных? Особенно это актуально для облачных СRM-систем.

Напомним, что согласно Федеральному закону от 21 июля 2014 г. № 242-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях" сервер выбранной СRM- системы должен находиться в России.

Так же персональные данные пациентов, хранимые онлайн внутри СRM-системы должны быть защищены от возможной утечки. Никто не отменял и соблюдение медицинской тайны стоматологиями, а снимки, история болезни и контакты пациентов в базе системы как раз и относятся к медицинской тайне, поэтому нужно быть уверенными в том, что выбранная система надежная и отвечает действующему законодательству.

Подводный камень №10: отсутствие стабильной технической поддержки 

Представленные в интернете СRM-системы часто доступны для покупки и установки через интернет. Не все из компаний имеют представительства в регионах России и собственных специалистов, которые помогут с установкой и интеграцией и вам придется самостоятельно решать все возникающие вопросы. Не лишним будет перед покупкой прочитать отзывы о работе техподдержки и проблемах, которые обсуждают пользователи систем на форумах.

Мы будем рады, если вы поделитесь своим опытом с нами и дополните нашу статью. Ждем ваших комментариев!